Šajā rakstā aprakstīts, kā izveidot un noformēt izejošo rēķinu no nulles. Rēķinu var sākt arī, kopējot kādu jau izrakstītu (skatiet Pārdošanas sadaļas pārskats un statusi); turpmāk aprakstītā galvenes un rindu aizpildīšana attiecas uz abiem gadījumiem.
Jauna rēķina izveide no nulles
Atveriet sadaļu Pārdošana → Izejošie rēķini.
Nospiediet pogu Jauns.
Izvēlieties dokumenta veidu (piemēram, Rēķins, Rēķins-pavadzīme, Avansa rēķins; skatiet Rēķinu veidi un e-rēķini).
Rēķina galvenes aizpildīšana
Norādiet rēķina pamatdatus:
Datumu - pēc noklusējuma sistēma ieliks šodienu
Sērija un Numurs
ja autonumerācija ir ieslēgta, numura lauks ir atspējots. Numurs tiek piešķirts automātiski brīdī, kad rēķins tiks saglabāts statusā Ievadīts vai Apstiprināts;
lai numuru ievadītu manuāli, autonumerācija jāatslēdz. Autonumerāciju ieslēdz vai atslēdz, noklikšķinot uz zobrata ikonas, atzīmējot vai noņemot Autonumerācija un nospiežot Saglabāt.
Reģ. datums un Pak. sniegšanas / piegādes datums
Partneris (Saņēmējs) — izvēlieties klientu no partneru saraksta vai ievadiet no atvērtajiem datiem, spiežot pogu Jauns.
Automātiski tiek aizpildīti partnera dati no partnera kartītes. ja kadi dati trūkst, labojiet partnera kartīti, nospiežot uz zīmuļa ikonas pa labi no lauka.
Apmaksas termiņš — aizpildās automātiski, ja izvēlētā partnera kartītē ir norādīts apmaksas termiņš dienās (Partnera kartīte → Apmaksas nosacījumi → Apmaksas termiņš). Ja partnerim tas nav norādīts, termiņu var ievadīt manuāli.
Norēķinu veids — līdzīgi aizpildās automātiski, ja tas norādīts partnera kartītē (Partnera kartīte → Apmaksas nosacījumi → Norēķinu veids).
Ja partneris rēķinam jau ir pievienots un tikai pēc tam partnera kartīte tiek papildināta ar Apmaksas termiņu dienās vai Norēķinu veidu, rēķins to automātiski nepārņem — partneris jāizdzēš no rēķina un jāpievieno no jauna!
Rēķina rindas (preces/pakalpojumi)
Pievienojiet rindas ar precēm/pakalpojumiem:
Pievienot produktu no saraksta — pievienosies rinda, kas ļaus izvēlēties preci/pakalpojumu no saglabātā saraksta vai pievienot jaunu preci gan rēķinam, gan preču sarakstam, nospiežot + pogu blakus Nosaukuma laukam;
Pievienot pagaidu produktu — ievada preci/pakalpojumu pa tiešo rēķinā; tas netiek saglabāts sarakstā Pakalpojumi/preces.
Preču/pakalpojumu rindas var kopēt, nospiežot Kopēt tai rindai, kuru vēlās nokopēt.
Aizpildiet rindas datus:
rindām, kas pievienotas no saraksta, jānorāda tiaki daudzumu (un, ja nepieciešams, koriģēt cenu vai atlaidi);
rindām, kas pievienotas kā pagaidu produkts, visu informāciju (Nosaukumu, Mērvienību, Cenu, daudzumu, PVN likmi) ievada manuāli.
Sistēma automātiski aprēķina rindu summas, kopsummu un PVN.
Mērvienības
Pievienojot produktu no saraksta, mērvienība tiek ielasīta automātiski no produkta kartītes.
Pagaidu produktam (vai ja mērvienību nepieciešams nomainīt) to izvēlas rindas mērvienības laukā no saraksta, kurā redzams Simbols un Nosaukums. Saraksta augšpusē ir poga Jauns (jaunas mērvienības izveidei), un katras mērvienības rindā — poga Rediģēt mērvienību.
Jaunas mērvienības izveide (no Peppol saraksta)
Jaunu mērvienību neievada ar roku — to izvēlas no standarta (Peppol) mērvienību saraksta:
Nospiediet Jauns — atveras logs Jauna mērvienība.
Laukā Meklēt sāciet rakstīt un izvēlieties vajadzīgo standarta mērvienību (sarakstā redzamas kolonnas Simbols, Nosaukums un Kods).
Pēc izvēles automātiski aizpildās lauki Simbols un Nosaukums (kā arī to angļu varianti Symbol un Name).
Pārbaudiet automātiski ielasītās vērtības — tās ir mašīntulkojums (pie lauka redzams brīdinājums Vērtība ir mašīntulkojums. Koriģējiet to, ja nepieciešams.). Ja nepieciešams, izlabojiet Simbolu un Nosaukumu.
Lauki Kods (vienotais e-rēķinu kods pēc Peppol BIS Billing 3.0 standarta) un Apraksts ir tikai lasāmi — tos mainīt nevar.
Nospiediet Saglabāt.
Pareizs Kods nodrošina, ka mērvienība korekti attēlojas e-rēķinā un to atpazīst saņēmēja sistēma.
Svarīgi. Labojot Simbolu un Nosaukumu, koriģējiet tikai formulējumu — nepārveidojiet tos par pilnīgi citu mērvienību. E-rēķinā saņēmējs saņem mērvienību atbilstoši izvēlētajam Peppol kodam, nevis tekstam, ko ierakstāt. Tāpēc no saraksta jāizvēlas patiesi atbilstošā standarta mērvienība, un teksta labojumiem jāpaliek tās pašas mērvienības ietvaros.
Esošas mērvienības labošana
Esošu mērvienību atver ar pogu Rediģēt mērvienību. Labot var Simbolu un Nosaukumu (un to angļu variantus); Kods un Apraksts paliek tikai lasāmi.
Piezīmes un paraksts
Piezīmes — papildu informācija rēķinā.
Paraksts — paraksta zonā izvēlas vienu no diviem variantiem:
bez paraksta — rēķinā automātiski tiek parādīts teksts Sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta;
ar parakstu — atveras lauks, kurā manuāli jāievada paraksta informācija (vārds, uzvārds un amats).
Saglabāšana un pabeigšana
Rēķinu var saglabāt ar pogu Saglabāt jebkurā brīdī — arī nepilnīgu, kā melnrakstu (statusā Iesāktie).
Lai rēķinu pabeigtu (saglabātu statusā Ievadīts vai Apstiprināts), jābūt aizpildītiem visiem laukiem, kas nepieciešami rēķina pabeigšanai. Šie lauki ir apzīmēti ar paskaidri Lauks ir obligāts rēķina pabeigšanai; ja kāds no tiem nav aizpildīts, parādīsies brīdinājums Nav aizpildīti visi obligātie lauki., un rēķins netiks pabeigts.
Rēķina kopēšana. Lai ātri izveidotu līdzīgu rēķinu, atvērta rēķina formas rīkjoslā nospiediet pogu Kopēt rēķinu — tiks izveidots jauns rēķins ar tādiem pašiem datiem, kurus pēc tam var pielāgot. Sarakstā vairākus rēķinus var kopēt masveidā, tos atzīmējot un nospiežot rīkjoslas pogu Kopēt.
Tālāk
Sagatavojiet grāmatojumu ar pogu Kontēt (skatiet Rēķina nosūtīšana, izdrukas un kontēšana).