Jumis People Jūs varat izveidot grāmatojumus pa visām algu saraksta summām gan pa struktūrvienībām, gan pa kopsummām.

Lai process būtu veiksmīgs, izejiet grāmatojumu procesa veidošanu soli pa solim!

Lai veidotu grāmatojumu shēmu, nepieciešams Jumis People veikt kontu plāna sinhronizāciju.

Lai veiktu kontu plāna sinhronizāciju, navigācijas panelī sadaļā Citi iestatījumi jāizvēlas Kontu plāns un atvērtajā logā jānospiež poga Sinhronizēt ar Jumi.

Ja grāmatojumos izmantojat budžeta kodus, sadaļā Budžeta kodi arī jāveic saraksta sinhronizācija.

Nav jāgaida, kad sinhronizācija konkrētā sarakstā tiks pabeigta. Droši var pārvietoties uz nākamo sadaļu, lai turpinātu darbu – sistēma informēs par veiksmīgu vai neveiksmīgu konkrētā saraksta sinhronizāciju, neatkarīgi no sadaļas, kurā atradīsieties.

Pēc sinhronizācijas ieteicams pārbaudīt, vai dati ir pareizi sinhronizējušies, un atbilstoši datiem Jumī.

Navigācijas panelī sadaļā Aprēķinu iestatījumi jāizvēlas Grāmatojumu veidnes.

Cilnē Grāmatojumu veidnes izveidota iespēja veidot algu grāmatojuma veidnes:

Grāmatojumu veidošanas principi ir vienādi gan, grāmatojot pa struktūrvienībām, gan kopsummas. Atšķirība ir tikai tajā, ka, grāmatojot pa struktūrvienībām, katrai struktūrvienībai var norādīt atšķirīgus kontus. Grāmatojot kopsummas, būs tikai kopējo algas saraksta kopsummu nogrāmatošana.

Cilnē Grāmatojumu veidnes no nolaižamā saraksta jāizvēlas princips, pēc kura nepieciešams veikt grāmatojumu (Grāmatojuma pamatprincips).

Nākamajā laukā var norādīt dokumenta piezīmes (Piezīmes). Informācija no šī lauka tiks ierakstīta Jumī finanšu dokumenta laukā Piezīmes.

Tālāk seko tabula, kurā ir grāmatojamo summu saraksts un kontu norādīšanas iespējas. Ja izmantojat budžeta kodus – varat norādīt arī budžeta kodus.

Tabulā ir iekļautas visas summas, kas ir algu sarakstā.

Konti jānorāda tām summām, kuras nepieciešams nokontēt.

Kontu var izvēlēties, izmantojot nolaižamo sarakstu vai ierakstot kontu attiecīgajā laukā (konts tiks piemeklēts no sinhronizētā saraksta).

Grāmatojot pa kopsummām, nogrāmatotas tiks algu saraksta kopsummas pa summu tipiem.

Izvēloties papildiespēju Pa darbiniekiem – katram darbiniekam tiks izveidots atsevišķs finanšu dokuments.

Lai ērtāk varētu pārbaudīt izveidotos grāmatojumus, grāmatojamās summas var sagrupēt pa summu veidiem.

Grāmatojumu veidni var eksportēt uz Excel. Ja eksportam tiks izvēlēta grupētā veidne, tā Excel formā tiks importēta sagrupētā veidā ar atvērtiem sarakstiem (attēlā – tabula sagrupēta un atvērtā veidā uzrādītas tikai divas summu tipu grupas)

Lai grāmatojumu eksports uz Jumi būtu ātrāks un veiksmīgs process, ieteicams pirms algu grāmatojumu veidošanas un eksporta uz Jumi, veikt darbinieku sinhronizācijas procesu. Ja Jumī darbinieku saraksts atšķirsies no People esošajiem darbiniekiem (piemēram, ir ievadīti vairāki darbinieki ar vienādiem vārdiem un uzvārdiem, ar vienādiem personas kodiem) dati var tikt nepareizi interpretēti, un grāmatojumi var tikt izveidoti neatbilstošiem darbiniekiem. Sinhronizācijas process ir vienvirziena: no People uz Jumi. Sinhronizācijas laikā tiek veikta darbinieku atbilstības pārbaude: vārds, uzvārds, personas kods.

Lai veiktu sinhronizāciju, darbinieku sarakstā jānospiež poga Sinhronizēt ar Jumi. Tiks sākta darbinieku kartīšu sinhronizācija.

Tiks atvērts sinhronizācijas logs, kurā informācija sadalīta divās sadaļās (ja ir bijusi darbinieku sinhronizācija veikta jau iepriekš) un katras sadaļas tabula sadalīta divās daļās – Informācija Jumis People un Atbilstošie dati (piemeklēti atbilstošie dati Jumī):

Tiks atvērts saraksts ar Jumī esošo darbinieku kartītēm, kur no saraksta jāizvēlas atbilstošā kartīte, ar kuru jāveic sinhronizācija un sasaiste. Liekā kartīte Jumī ir jādzēš, lai tur neglabātos lieki vai nepareizi dati.

Pēc kartīšu sasaistes, jāatzīmē sarakstā tie darbinieki, kuriem jāizveido kartītes Jumī un jānospiež poga Pabeigt.

Ieteicams pirms sinhronizācijas procesa sākšanas, veikt datu atbilstības pārbaudi Jumī, t.i., pārbaudīt, vai nav ievadīti darbinieki ar vienādiem vārdiem un uzvārdiem, vai vienādiem personas kodiem, vai vispār personas kods darbiniekam nav norādīts. Ja šādi darbinieki ir ievadīti, nepieciešams veikt datu sakārtošanu, dzēšot liekās darbinieku kartītes. Ja ir vairākkārtīgi ievadīti darbinieki un tie jau ir izmantoti sistēmā, kas liedz dzēst datus, nepieciešams veikt kartīšu savienošanu, izmantojot iespēju pārnest datus no viena partnera uz citu, tādējādi radīsies iespēja dzēst liekās kartītes.

Cilnē Konfigurēšana grupā partneri nospiežot uz pogas Partneri apakšējās daļas, tiks atvērts nolaižamais saraksts ar izvēlnēm, kurā izvēloties izvēlnes elementu Vairākkārt ievadīti partneri, var meklēt visus līdzīgos partnerus vai pārbaudīt kādu konkrētu partneri un atrast tam līdzīgos.

Partneru salīdzināšana notiek pēc nosaukuma, nodokļu maksātāja numura, uzņēmuma reģistrācijas numura, fiziskām personām - pēc personas koda. Kad līdzīgie partneri atrasti, var veikt to nomaiņu.

Ja viens un tas pats partneris sistēmā ievadīts vairākas reizes, jo pieļauta kļūda, partneri reģistrējot, risinājumā Jumis ir ērta iespēja meklēt partnerus ar līdzīgiem nosaukumiem un pēc tam veikt tiem izrakstīto dokumentu apvienošanu. Piemēram, ievadīts Uldis Bērziņš un Bērziņš Uldis, katram izrakstīti vairāki dokumenti. Lai uzskaite būtu pareiza, visos dokumentos ieteicams norādīt vienu un to pašu partneri. Atvērt katru dokumentu un mainīt partneri (it īpaši, ja tie ir apstiprināti noliktavas dokumenti) ir diezgan sarežģīti, tādēļ var izmantot speciālas iespējas.

Cilnē Konfigurēšana grupā Partneri nospiežot uz pogas Partneri apakšējās daļas, tiks atvērts nolaižamais saraksts ar izvēlnēm, ar kuras palīdzību varat norādīt, ko vēlaties darīt - meklēt vairākkārt ievadītos partnerus vai veikt partneru nomaiņu dokumentos. Partnera nomaiņu parasti izmanto gadījumā, kad jau zināms, ka partneri ir ievadīti atkārtoti un ka jāveic korekcijas. Ja izvēlaties šo iespēju, tiek atvērta forma, kurā jāizvēlas partneri.

Formas augšējā daļā izvēlētā partnera dokumenti tiks piesaistīti formas apakšējā daļā izvēlētajam partnerim. Līdz ar to augšējā daļā izvēlētais partneris vairs nebūs piesaistīts nevienam dokumentam un to varēs izdzēst.

Pēc partnera norādīšanas zem šī lauka tiek parādīta papildu informācija, kas raksturo šo partneri, - lai operācija tiek veikta ar pareizo partneri. Noklikšķinot uz pogas , var apskatīties, kuros dokumentos un cik reižu partneris ir ticis izmantots.

jānoklikšķina uz atbilstošās pogas formas apakšējā daļā, lai veiktu partnera nomaiņu. Pēc nomaiņas atverot informāciju par partneri, kas ievadīts formas augšējā daļā, redzams, ka partneris vairs netiek izmantots dokumentos. Lai novērstu kļūdas turpmākajā darbā ar sistēmu, pēc šīs operācijas veikšanas ieteicams partneri uzreiz izdzēst no partneru saraksta.

Veidojot jaunu darbinieka kartīti, saglabāšanas brīdī People piedāvā veikt sinhronizāciju un izveidot analoģisku kartīti Jumī

Pēc grāmatojuma shēmas izveidošanas iestatījumos var veikt algu saraksta grāmatošanu.

Grāmatošana veicama algu sarakstā, nospiežot pogu Veidot grāmatojumus.

Ja grāmatojumu veidne nav aizpildīta, tiks atvērts paziņojums. Uzklikšķinot uz saites paziņojumā, tiksiet pārvirzīti uz grāmatojuma shēmu

Ja grāmatojumu shēma ir aizpildīta, tiks izveidots grāmatojums atbilstoši shēmai iestatījumos

Grāmatojumu shēma pieejama cilnē Grāmatojumi.

Ja nepieciešams veikt pārgrāmatošanu (piemēram, veiktas izmaiņas algu aprēķinā un šīs izmaiņas jāfiksē grāmatojumā), atkārtoti jānospiež poga Veidot grāmatojumus.

Tiks atvērts paziņojums, kurā, nospiežot pogu Jā, tiks veikts pārgrāmatojums, bet nospiežot pogu Nē – iesāktā darbība tiks atcelta

Ja grāmatojums iepriekš jau bijis eksportēts uz Jumi, iesakām dzēst esošo grāmatojumu, pirms veikt pārgrāmatošanu, lai Jumī nepaliek finanšu dokuments ar veco grāmatojumu. 

Atveriet algu sarakstā sadaļu Grāmatojumi un nospiediet pogu Dzēst.

Parādīsies dzēšnas apstiprināšana. Lai dzēstu grāmatojumus gan People, gan Jumī, nispiediet pogu Jā. Nospiežot pogu Nē, grāmatojumi tiks dzēsti tikai People, bet Jumī būs jādzēš liekais finanšu dokuments ar roku.

Lai grāmatojumu eksportētu uz Jumi, obligāti jānorāda grāmatojuma datums laukā Grāmatojuma datums Jumī un jānospiež poga Eksportēt uz Jumi.

Pēc grāmatojuma eksporta, algu saraksts tiek bloķēts, lai izvairītos no nejaušām izmaiņām nogrāmatotā algu sarakstā.

Izvēloties veidot grāmatojumu pa kopsummām, no nolaižamā saraksta jāizvēlas grāmatošanas veids Kopsummas.

Pēc tam atbilstošajiem summu tipu laukiem norāda grāmatojumu (obligāti debets un kredīts) un, ja nepieciešams, arī budžeta kodu un kontējuma piezīmes.

Kad izveidotas grāmatojuma veidnes, var veikt grāmatošanu.

Atvērtā algu sarakstā jānospiež poga Veidot grāmatojumus.

Jumī tiks izveidots viens finanšu dokuments, kurā iekļauti visi grāmatojumi pa kopsummām

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

Izvēloties veikt grāmatojumu pa struktūrvienībām, jānorāda struktūrvienības nosaukums (jāizvēlas no nolaižamā saraksta). Ja nepieciešams, norāda piezīmju laukā Piezīmes. Pēc tam atbilstošajiem summu tipu laukiem norāda grāmatojumu (obligāti debets un kredīts) un, ja nepieciešams, arī budžeta kodu un kontējuma piezīmes.

Lai pievienotu nākamo struktūrvienību – jāatver izvēršamais saraksts un no struktūrvienību saraksta jānorāda struktūrvienība, kurai veidot grāmatojumus. Tālākās darbības analoģiskas aprakstam.

Kad izveidotas grāmatojumu veidnes, var veikt grāmatošanu.

Atvērtā algu sarakstā jānospiež poga Veidot grāmatojumu. Katrai struktūrvienībai tiks izveidots grāmatojums atbilstoši iestatījumos norādītajiem kontiem

Jumī tiks izveidots viens finanšu dokuments, kurā iekļauti visi grāmatojumi pa struktūrvienībām.

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

Lai veiktu grāmatojumu pa darbiniekiem (katram darbiniekam tiktu izveidots savs finanšu dokuments Jumī), nepieciešams ielikt pazīmi Pa darbiniekiem.

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež poga Veidot grāmatojumus.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

Grāmatojumi katram darbiniekam, atbilstoši grāmatojumam par kopsummām norādītajiem kontiem

Lai veiktu grāmatojumu pa darbiniekiem (katram darbiniekam tiktu izveidots savs finanšu dokuments Jumī), nepieciešams ielikt pazīmi Pa darbiniekiem

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež poga Veidot grāmatojumus.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

Grāmatojumi katram darbiniekam, atbilstoši grāmatojumam par struktūrvienībām norādītajiem kontiem

Visas darbības, kas tiek veiktas algu sarakstā saistībā ar grāmatojumu veikšanu, tiek uzkrātas cilnē Darbību vēsture.